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, B- _" N! S4 p5 ~ lmso-font-kerning:0pt">2012 E1 \0 ]9 T2 i$ A$ u2 g$ |9 U% ffont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 3 L1 G2 a0 S$ |
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容8 S% V9 ?1 k* z( O7 bcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> . n) ^4 Q+ v# s
& W0 {: z* F! k; m" e1 K$ c3 n- @+ `' ]& Tmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。+ e) A7 J$ Q( `7 w! D0 ?" ]! ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> : X8 _/ t$ Q+ V3 h2 E
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mso-font-kerning:0pt">1. ) y% C* ~) g, `% O
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 / A2 V: R6 v& N; P: e
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mso-font-kerning:0pt">2. 9 ~: G" L" H# I' \+ [
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 4 o# p- C }" x4 I
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8 [1 g# N: m2 a8 E3 h9 [mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。- o, a- H/ t0 z: k8 Y. `% a0 ccolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. 9 T N' N$ g& N/ }9 w8 A" k宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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mso-font-kerning:0pt">2. * Y( W: v- r8 @( y+ f5 V
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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; i( x$ d% }+ ^+ H3 u# R* }* _! h& V; t2 xmso-font-kerning:0pt">3. J6 I/ x$ d6 M) _3 m
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 ) r' g @- W6 ~6 N3 d% Y
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
- F% {# h, |1 \color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。% P _! z2 x. Y
mso-font-kerning:0pt"> ! M# B$ o, n& `
! L4 D4 V- ?, n* ]2 ~2 r' Y* |/ d; t' c4 x9 `; @7 _: mmso-font-kerning:0pt">1. - d7 W8 ]" C& K Q1 g* y
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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7 \+ ~5 Y# C# }: M! L3 X m5 J- s' fmso-font-kerning:0pt">2. % ~! O" V; S0 U5 s" U' l宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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! d: ^' q$ a* m: g5 e3 k! e0 k g, u. rmso-font-kerning:0pt">3. ! j m8 w2 ]. e% b0 k5 t宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 . z" t! L- n7 V; M
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。' o$ g) W' M% o4 y
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> , I; C \% L. @8 h$ ~$ Z q
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7 V" }: k! x. V. W1 d d& N$ Gmso-font-kerning:0pt">1. 2 x3 ^; U: g. q* S& v& ~宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 ( Z; m5 w; @' C7 m0 k& i% z1 p1 K
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( i d. u; d2 `7 Pmso-font-kerning:0pt">2. ; c5 e* g5 Q/ W2 m. v H5 u: f
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 ) d5 B/ H @: F h6 ^' m! ^ p
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7 L9 [: y7 e7 W# F( Cmso-font-kerning:0pt">3. : R( J+ r! g* D D; ]宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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, j) i1 d5 g3 o. E t9 m* Y! C) R7 B1 Amso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。7 k6 i" ~4 `+ F; C2 B/ Q/ P
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt"> ( s8 s+ p' S2 f, X5 _# o" X宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> . {* X. k6 r8 o) a
) B- q& d4 m) k* _2 C' s# C7 G# L2 C! t9 G4 y1 U! Efont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考9 p2 m4 H: L( Z; M, A7 F5 Scolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
) k* a) P6 }3 o, x: D3 k' ?" G0 k- Q% {( r# E* Y
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
2 x0 k4 u$ @% `( E, x" B0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 v- p _. a" O* ^- k
6 K% F# Q8 B+ e! R0 R5 s" X# _3 F0 q3 y" v7 k6 D9 kcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
8 ?- X" x0 e* t( I" @8 \: [2 y# ~AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 8 \5 A5 c( B1 O2 ]color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
6 l6 f6 n E# ]; @$ M8 IAR-SA">） | 
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