公文写作中16种类型的常见错误

  一、行文中的常见错误

1、滥发文件。主要表现：（1）所发公文属可发可不发之列；（2）所发公文只是照抄照转上级的公文（翻印即可，不必转发）；（3）所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题；（4）行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会等形式解决；（5）行文所涉及的内容已在报上全文公布过；（6）在部门之间意见分歧，未经协商取得一致时就行文。

# E& o8 w* g8 f9 d; e$ o  I8 c    2、行文关系混乱。主要表现：（1）应该党政分开行文的未分开行文；（2）应该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文；（3）该职能部门行文的“升格”为领导机关行文；（4）该领导机关行文的“降格”为职能部门行文。

    二、文种使用中的常见错误
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    1、自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”、“郑重声明”等。

    2、误用文种。把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如《××市委××××年工作要点》。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如“××市人民政府关于印发市政府××××年工作要点的通知”。
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    3、混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“公告”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。主要表现为将通告误用为通知，将通知误用为通告，将请示误用为报告，将报告误用为请示，将“请示”、“报告”合用为“请示报告”，“请示”和“报告”本身是两个文种，将决定误用为决议，将决议误用为决定，将函误用为请示或报告，将复函误用为批复。
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" Z3 q, h  g/ b1 T  L    4、越权使用文种。超出本机关的权限行文，如随意制定“条例”。实际上“条例”只能用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度；按照国务院办公厅发布的《行政规范制定程序暂行条例》的规定，在行政机关公文中，“条例”只能应用于特定国家机关制定的法规中，即全国人大常委会制定的法规，国务院制定的行政法规，地方人大及其常委会制定或通过（批准）的地方性法规。如：《中华人民共和国城市道路管理条例》。基层单位制定有关规章制度时可用“规定”或者用“细则”、“办法”等应用文种，并用转发或印发通知的形式发布。
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5、降格使用文种。应该用命令、指示发布的公文而用通知发布，如一些省、自治区、直辖市人民政府发布重要行政规章，不是用令发布而用通知发布。这种降格使用，必然影响行文的权威和效力。



三、版头使用中的常见错误

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' `3 Q. S0 F+ A2 d! Z8 q* P/ Y    2、使用非标准版头。使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。

3、使用没有版头的白纸印发文件
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2 T4 J3 m  P: [4 q1 u  Y4 u四、发文字号中的常见错误   
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- X2 Y6 }- d% x    1、年号不全。如：将“1997”省略为“97”。
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    2、括弧不对。《国家机关公文格式》规定发文年度用六角括弧“〔〕”括入。错用成圆括弧“（）”、方括弧“［］”、方头括弧“【】”。

    3、位置不当。将发文年度位置提前到了机关代字前面。如：将×校字[1997]第×号错为[1997]×校字第×号。
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    4、序号累赘。发文顺序号中多加了“0”变成“0×”。

    5、一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文字号。

    6、一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文件。
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0 c: g$ v8 S" z8 L0 v. |& k    7、跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。

- N4 }6 S1 z( p0 s* ?    8、字第搭配不当。正确的是“字”在年号之前，“第”在年号之后；前面用“字”，后面用“第”；前面无“字”，后面就不应有“第”。常见的错误是：有“字”无“第”或有“第”无“字”。但“字”、“第”均省去是正确用法，如：×委[1997] ×号。

    9、滥用“发”字。只有重要文件才采用“××发”字样。

" c5 z4 a6 M5 B- M6 L; e10、自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。
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    五、签发人标注中的常见错误

/ S- W' }) D; g( u9 z; \    1、上行文未标注签发人姓名
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2 G$ p# ?& \) z" [6 J1 `) C4 y9 ^    2、下行文也标注了签发人姓名
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( P  c5 \1 R: T0 s/ {  D    3、标注不规范。签发人标注位置远离发文字号（正确的是它们之间空两个字）；签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致；“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。
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/ D) n/ v" G: e    六、公文标题中的常见错误
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    1、缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称  “决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。如：“第八届全国人民代表大会第五次会议关于批准设立重庆直辖市的决定”不能简写为“关于批准设立重庆直辖市的决定”。

    2、用发文字号代替文件名称  如：“关于××字〔1997〕第×号文的批复”，这类标题的事由，除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外，其他人是不能明白的。

   3、文字累赘  如：《××××人民政府关于认真贯彻落实×政发[××××]××号文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告》，发文机关可省略，所引文件的发文字号应删掉，事由可概括，改为《关于春耕播种情况的报告》就简明了。此外，在标题中常出现文字或词义重复的现象，如《关于贯彻××××通知的通知的通知》，应为《关于贯彻××××通知的通知》；又如《关于请求解决××××的请示》，应为《关于解决××××的请示》，后面有请示，前面用请求就是多余的。
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9 ~+ _- n" Z/ S    4、滥用标点符号  除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号，如《关于认真贯彻〈×××决定〉的通知》、《关于批转〈××××报告〉的通知》、《关于〈××××请示〉的批复》，标题中加书名号是错的。

# G3 G1 T! r, n( x- g; v0 L    5、缺少文种  如《××市人民政府批转市教委关于建立高等院校学习基地的报告》，误把被转发部门的“报告”当作本公文的文种，应在其后补上“通知”这一文种。另外，在公布事项、工作要点的公文中也常缺少文种，如：《××大学一九九×年重点抓的八件实事》就缺少“决定”这一文种。

3 V" E2 E& U% ~    6、发文机关简称不规范  如：《××市计委二〇〇×年工作计划》，“计委”容易引起歧义，如果是“计划经济委员会”应简称为“计经委”，如果是“计划生育委员会”应简称为“计生委”。

    七、主送机关中的常见错误
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2 R3 \% a+ j+ I/ @    1、缺主送机关  除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。
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    2、主送机关表述不规范  未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列；未用全称或规范化简称，如“市府”应为“××市人民政府”；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如“市内各单位”。

    3、多头主送  主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。

3 j. l5 M1 A( B8 q  p1 t0 \% O    4、主送个人  公文不得主送领导者个人。
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    5、越级主送  一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。

9 g) O6 U5 t' J    八、正文中的常见错误
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* l2 g, e% w7 h: Z    1、错别字  主要表现：（1）因粗心大意，将“宏观”错成“客观”，“拨款”错成“拔款”，“突击”错成“突出”……；（2）因辨析不准，将“淡薄”错成“淡簿”，“渎职”错成“赎职”，“严厉”错成“严励”……

* `8 x9 H' i5 f  U( }* k! \  U% g    2、标点符号错误  常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用……
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    3、数字使用不规范  应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十四大”错成“党的14大”。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。

    4、随意简称  如将“社会主义精神文明建设”简称为“社精文建设”，“高速公路公司”简称为“高速公司”。

    5、引文标注错误  未按所引用公文的发文时间、标题的发文字号的顺序引用。如“你校×校字［1997］第×号文件（关于×××的请示）收悉。”
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% x* h# N; ~- y$ Q    6、随意使用字体字号  正确的是使用3号或4号仿宋体。

    7、随意设定字距行距  正确的字距为0点距（电脑打字点距下同）；行距为24点距。

    九、无正文说明标识中的常见错误

    常见错误是落款和发文时间已正好排满一页，而在另一页的文尾部分的抄送机关等之上标明“此页无正文”。这种情况无须注明“此页无正文”，因为公文的正文是指主送机关以下，生效标识以上具体反映公文内容的部分。
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    十、附件标识中的错误

$ W. i( |" [% t+ P! J    1、有附件不标注

    2、附件名未标全称
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$ s, j) R0 h2 u( r: I/ B7 m    3、标注不规范  “附件”二字顶格标注（正确的是顶格空一字）；只标了一个“附”字（正确的是标“附件”二字）；附件未全部标注；附件标题末用了标点符号。

    4、内容不适  在印发、转发、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件特殊说明。印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的，且已在标题中说明，无需作附件标注。

1 c) u% o  g! c& [    十一、发文机关标识中的错误

    1、未标发文机关名称，用印章代替
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    2、发文机关未用全称或规范化简称
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" ^& Q% d- ^4 z& n) V    3、位置不当  常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。正确位置一般是从全页垂直中线起向右书写，而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协调（成文日期的最后一个字比正文缩两个字）。在下列两种情况下发文机关标识可越过中线：一是发文机关全称字数多，从中线向右写，一行写不下时；二是联合发文单位多，竖列太长影响美观时。

    十二、成文日期标识中的常见错误

    1、将拟稿日期作为成文日期
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/ T: B. X' A7 T7 ]    2、将打印日期作为成文日期
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    3、汉字和阿拉伯数字乱用  在发文机关署名后标识成文日期时，用阿拉伯数字书写，如：“2005年3月20日”，在题注域内标识时用汉字标识。
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    4、标识不全  只署月日不署年份，如：“三月二十日”，只署月日不署年份。正式公文成文时期必须将年月日标示完整。

    5、位置不当或与落款不协调  常见错误是成文日期第一个字向左越过发文机关第一个字或直接向左靠齐。正确位置一般应是成文日期第一个字与发文机关第三个字（或中间）对齐，向右排印。当发文机关最后一个字比正文缩四个字排印时，成文日期的最后一个字比正文缩两个字。总的原则是，成文日期的标识是与发文机关标识协调，以保持文面的美观。

5 W% |6 `$ C: K6 {2 ?! ]; T7 A9 j    6、将月日写成“分子式”  如把一月一日写成“1/元”或“1/1”。

, t' q. h9 S' M1 o/ q3 v    十三、机关印章使用中的常见错误
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. H, S. M) q" D) F/ _8 @: P6 Z2 p    1、当用不用  干部任免通知等重要文件应该用印而未用印。

% W1 P% ^! u3 `4 [    2、不当用却用了  印制的有特定版头的一般普发性文件也用了印。
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    3、位置不当  用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。

2 y: U  H' G0 S6 E/ d, ]1 I8 v    4、模糊不清  未及时清洗印章，使印记模糊不清。

    十四、主题词标识中的常见错误
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    1、不标引主题词
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0 Z8 l3 v6 n5 H    2、将标题简单切后分当主题词标引  主题词的主要作用是反映公文的类别、主题和表现形式，为检索查询提供方便，由范围（类别词）+内容（类属词）+文种（文件形式）组成，其中的类别词反映公文内容所涉及的范围和应归属的类别，标题中一般不会出现；标题的主要作用是概括公文的性质和要求，由发文机关+事由+文种组成，其中的发文机关一般不宜作为主题词标引。因此，标引主题词时不能简单地切分标题，而应根据公文内容进行分析，弄清公文的类别、主题和表现形式后，再按主题词标引的规范进行标引。
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    3、任意生造主题词  不在************中央办公厅、国务院办公厅或上级主管部门统一制发的《主题词表》中选用主题词，而是任意生造。这将导致不能用计算机对公文进行主题检索，完全失去标引主题词的意义。
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" ?1 ]* D+ {& N1 Q% c- n+ ~. H    4、未先标类别词

    5、任意组配

    6、乱用标点符号  两个主题词之间应该用一个空格符分开，错为在主题词间使用了顿号或逗号（但组配标引时可用顿号分开）。

- M" n' t$ o* V  g: m+ A/ c* ]    十五、抄送机关标识中的常见错误

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　公文是公务文书的简称，是处理公务，管理事务的一种书面文字工具。其重要特点就是行文的规范化，制度化和标准化。对于公文格式，国家技术监督局制定了《国家行政机关公文格式》(GB/T9704―1999，以下简称《格式》)，国务院办公厅制定了《国家行政机关公文处理办法》(2001年1月1日起施行，以下简称《办法》)，中央办公厅制定了《中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)》（以下简称《条例》）。但是不少单位和部门制发文件，并没有严格按照规定，要求去做，而是各行其是，制发文件存在很大的随意性，造成公文格式的不规范，影响公文的质量和效能，更影响行政办公效率，因此必须引起高度重视。
　　一、存在的问题
) Q) Y/ m0 v* b' f& _　　(一)生造文种
　　把没列为文种的公文种类作为文种使用。《办法》所确定的公文文种共有13类14种，即:命令、令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。除此之外，均不可直接行文，但可作为“附件”行文。例如，《关于××退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定》，《关于使用社会保障卡有关问题的说明》等，这里的“操作规定”，“说明”均不应作为文种使用，可以改成《××关于印发退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定的通知》，《××关于印发使用社会保障卡有关问题的说明的通知》，不能作为文种使用的还有“条例”，“规定”，“办法”，“总结”，“计划”等，有的甚至把“安排”，“要点”，“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西作为公文文种直接行文，都是错误的。
; Y- R2 }* I2 W　　(二)混用文种
　　常见的是把相近的“请示”和“报告”两种文种张冠李戴。例如:《××关于批准成立××的报告》，《关于××会议所需经费的报告》。两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用“请示”而不是“报告”。报告是“向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”的。这类报告，只要把情况汇报，反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；而请示是“向上级机关请求指示，批准”的，需要回复，两者在使用上有很大的区别。有时也存在“请示”和“函”混用。按规定:不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。有很多部门当有求于对方(不相隶属单位)时却用了请示。
' H- S1 _" c- J4 @, j# b" K) W　　(三)文版格式乱
　　《格式》中就公文的格式，标准都作出了明确的规定。在具体行文中常见错误有: 1、排版不当，存在极大的随意性。公文标题应在红色长线下空2行，用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字。 2、发文号标注不规范。主要表现在，一是错用括号。如×发改字(2003)240号；二是用虚数。如×办〔2003〕005号；三是字体字号不标准。按规定:发文字号用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。特别对于字号和字体，有的小于3号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。 3、标题滥用符号。《办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规，规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。但在实际中操作中，滥用符号的例子屡见不鲜。如“关于转发×市政府《关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知》的通知”，“关于转发×建设厅《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知”，以上两例中的“《》”符号都不应该使用，应改为:“关于转发×市政府关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知的通知”，“关于转发×建设厅关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知”。 4、结构层次序数使用不规范。《办法》规定:结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。但是目前有些单位一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况，要注意《办法》规定的序数数词的写法，其中“一、”下面是顿号，“1.”下面是点号，而“(一)”和“(1)”括号外面是不带顿和点号。 5、引用文号格式不对。《办法》规定:“引用公文应当先引标题，后引发文字号。”目前，有些单位对这一规定没有掌握好。如“根据×办〔2003〕12号文《关于××××××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为根据《关于××××××通知》(×办〔2003〕12号)。 6、成文时间标注不清。单一机关制发的公文在落款处不署名制发机关名称，只标明成文时间，用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0” ，并且右空4字，但在实际写作中好些单位的样式各有不同，有的成文日期甚至早于签发日期。 7、“抄报”现象依然存在。在公文写作中，一些单位对上级单位抄送文件时仍然沿用“抄报”一词。行政公文无论是对上级还是对下级抄送，均用“抄送”一词。就此，《办法》中有很多相关表述，明确行政公文不再使用“抄报”一词。 8、附件标注不符合规定。附件是公文的有机组成部分，《办法》对附件有明确的要求，但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识，附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。特别是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系确认错误。 9、盖印不规范。印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用。但不规范现象常见于一些文件中:如印章歪斜，不清晰，排列不齐；印章间相交或相切，相距超过3mm；联合行文单位印章顺序混乱，或一排超过3个。
0 |3 g+ M; r7 m7 g　　二、问题产生的原因
$ S  M* S6 z% Y2 G! u　　(一)学习，宣传力度不够
$ i. D& d: a, @" }" R' J; o　　《办法》施行后，很多单位和部门都不清楚《办法》的内容，在写法上完全依照惯例，经验进行操作，甚至都不知道《格式》的存在，没有按《办法》的要求切实发挥对本机关及下级机关公文处理工作的管理，指导，督查等职能，对新公文法规的学习，宣传和推行组织，监督不够。
　　(二)对新公文法规重视不足
/ E8 h, g% Z* t5 f　　某些公文办理人员对公文格式的重要性缺乏足够认识，甚至错误地认为公文格式只不过是形式而已，只要内容正确，格式不规范无关紧要，加上一些单位对新公文法规没有组织学习，不作广泛深入宣传，导致在公文办理中常常沿用旧的甚至错误的公文格式，大大影响了公文格式标准化的进程。
　　(三)公文办理人员素质有待提高
　　一些公文办理人员缺乏与时俱进的敬业精神和责任意识，工作上有敷衍了事的情绪，很少系统地钻研业务知识，主动提高自身业务水平，导致计划经济时代的知识跟不上知识经济时代的发展，成了“秦砖汉瓦”。这是造成公文数量虽多而质量不高，格式不规范的一个主要原因。
　　(四)公文审核把关不严
　　实践中，有的公文制作者草拟公文时自由发挥，不守规则；审核人原则性不强，或碍于情面，或忙于事务，常常忽视对公文格式的把关和督查，有的公文制作程序不规范，领导签发后才审核，这就不可避免公文中出现了很多不合规范的问题。
- m  i, H3 S6 F* w1 |　　三、规范公文格式的对策
　　(一)提高认识，增强做好公文格式规范化工作的自觉性
　　一方面各单位不仅要在思想上高度重视公文处理工作，而且应当在实践中模范遵守《办法》，并加强对本机关公文处理工作的领导和检查，维护公文的严肃性和权威性；另一方面具体从事公文办理的人员要抱着高度负责的态度和精益求精的精神，认真做好公文格式规范化工作。要通过各种有效形式，广泛，深入地学习，宣传《办法》，掌握公文写作的格式，正确办理公文。
& `# b. @6 Z/ `1 d　　(二)加强自身建设，提高公文办理人员的业务水准
$ u4 p# ?' q" n" E0 @8 }0 Y  }8 \6 }　　提高公文办理人员的整体素质，是规范公文格式的一项基础工作。古人说:德能正其身，才能胜其职，笔能成其文，言能明其义。首先要加强思想道德建设，树立正确的世界观，人生观，价值观，本着对企业，对事业高度负责的态度，做到干一行，爱一行，钻一行，恪尽职守，尽心尽力，在思想上重视公文格式规范化工作。其次要加强业务建设。21世纪是知识经济时代，公文办理人员只有掌握必要的基础知识，精深的专业知识和宽广的辅助知识，才能切实提高公文处理的质量和效率。
　　(三)严格要求，加强对公文格式规范化的管理和指导
　　一是要建立行之有效的规章制度。从公文的起草到审核，审批都必须建立严格的制度和规范，明确各环节的权限和责任，严格制作程序。各级办公室要定期不定期地对本机关和下级机关进行考核考评，改变过去只重视公文的内容，语言而忽视公文格式的做法，把公文格式是否规范作为审校的重要内容，考评考核的重要方面。二是在公文处理过程中强化审核环节。“强化审核”，即办公室收到上报的需要办理的公文后，文秘部门应当进行审核，审核的重点是“文种使用，公文格式是否规范”等。三是要定期组织公文业务培训和研讨交流。在新的历史时期，党和国家对公文秘书工作提出了新的更高的要求，各级机关的领导对公文秘书工作更加重视，各级办公室的负责同志和广大文秘人员渴望能够全面地，系统地学习和掌握公文秘书工作的知识和技能，以便提高工作质量。
　　因此，各级机关的办公室要有计划地对本部门公文办理人员进行业务培训，组织学习新的公文法规，不断提高公文办理人员的思想素质和业务水平。

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   文字秘书中如何收集公文写作素材

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