第三专题
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/ o7 C* C3 R! Q5 U6 w+ r加强办公室建设与管理 J( x! L- h# A( V+ v% G
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一、办公室人员岗位认知与基本职责- Z' h: L0 h+ B7 ~5 j; g
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二、加强办公室建设0 e# N8 a0 R6 F/ S
# j* T% E" I9 C& G$ M6 J6 ^) ~三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理+ x E+ J6 r" S \7 \3 M, S
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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6 Q& x$ j" H+ v* W(一)办公室的地位与职能重要地位:中心:管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽:联结决策层与执行层的纽带。5 l4 `! P; z/ I
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联结各职能部门的纽带。窗口:经常与外界接触,办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌,在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位:
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。 N4 }* i( P! u) Y% Y9 _4 r
& y, a/ b$ D6 R一、办公室人员岗位认知与基本职责: b r, f% b+ z6 A, C2 q; S8 S
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(二)办公室工作内容与特点工作内容:* }( ^& E7 y5 y3 g3 J
/ r; L5 d% U* \; {* _按性质分:+ v! ?( ?$ f5 E6 y, v4 A, [/ j2 l3 @6 n
& G% Y6 x8 _9 O2 r, }3 T" F# C程序性工作;智囊性工作;临时性工作。
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. v4 y% F( |& F5 P) h0 {按内容分:
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办文;办会;办事。(简称“三办”)工作特点:
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/ l+ Y- C% V7 A+ A( _, i1 }0 f综合性;服务性;程序性;被动性;机要性。1 F& ?! f2 r8 \2 l: K
! F2 u. r3 [4 y5 F- H* q9 k4 M1 }一、办公室人员岗位认知与基本职责(% V3 ^" r' o5 B4 W4 `
T- _( e5 ?& i三)办公室人员角色定位
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' C/ W" i* q1 \; F/ X! I( o办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊+ r. C3 a Q& |' }: u% O
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(四)办公室工作对人员的要求
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& G- S% y/ W0 j2003年2月6月在中央办公厅工作会议上,王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示:
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|" V# t8 z, y% `) ]* Q0 t# w4 F+ ^一、要讲事业心和责任感;6 |$ j& Y( H% L2 O* e
4 f0 C8 q/ Q: H5 q" p7 F二、要认真细致;* F$ w* Y* F0 B3 r/ p
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三、要讲究程序(不要打乱仗);* E* l/ ~" w6 f/ e* R( l
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四、要讲工作效率。3 R' _* _2 p, V( u! ?
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(四)办公室工作对人员的要求& F0 v# d5 D/ V* O, @9 c
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1、思想素养- Y) W7 g" d M# g7 x
4 k' g1 G1 i3 m热爱本职。干一行,爱一行,专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题,处理办公室工作,听招呼,能自律,严保密。
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* i( [- r; [; x; `: e$ F6 d2 Y责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。& Y4 |; d/ m/ o: `, J; X
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踏实肯干。舍得为工作投入。
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(四)办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。" ^2 i h. E0 q. L
- e& b( f5 w9 b思维能力。善于思考问题,抓住关键。1 R% E3 ]. l+ E) b) C& M
0 g; q7 `. s; \. \/ r表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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& C: s% Z2 O$ w(四)办公室工作对人员的要求8 {+ e9 P# d- \
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3、心理素养5 x9 }2 Q- l3 p! C$ ^& ^
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心理素养,指人对环境及其相互关系的适应能力。+ o. F& [4 Y5 b& E- |
+ N) l; v9 [, E9 J4 J注意力。由于办公室工作的特殊性,要求对事物具有职业的注意力。$ x! z( ^0 f$ V" s7 J
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调控力(控制情绪的能力)。! B! i8 a& t0 a+ A7 G! Y; r
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意志力。
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7 [+ p, P! _! l2 s) c5 Y(四)办公室工作对人员的要求
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4、角色意识" i b5 O4 _# K3 t8 e" F' {" e2 `/ e5 W
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做好办公室工作,必须强化以下角色意识:服从意识1 S2 y$ \, p' M0 K& p" W# I
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全局意识
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/ v1 y% l( }% e0 S' u: k- J责任意识" x; R5 h, n2 d) F3 r$ K
, w& a+ |5 v; v/ S3 I创新意识4 ?: K2 c* Y) v/ f0 a6 Y; u
& f4 R$ Y! |( H$ w" C, b奉献意识
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1 Z5 l, ?: I/ ^) @5 s& o信息意识5 |* n7 r- w4 n4 V/ B2 o
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程序意识# `1 D0 d; `9 \( c8 `
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学习意识7 E7 ^; U7 \- O6 B
( A4 S! W9 O' f# K& v3 J(五)领导对办公室人员的期待6 d! D" Z7 H( }2 [
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领导测评办公室人员的20道题目
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0 w( K' I- f3 w. Y1.他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?6 M* n- H3 {$ K# J4 j$ A
9 E* `$ r/ ]" D" Q他是否了解你的目标和意向?0 j1 m! i O# Z+ t. ^
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?4 q# j3 b1 B4 r. O
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2.你外出2~3周,是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3.他是否帮你安排活动日程、协调约会,使你如期践约,一切不用你催促?7 k9 O y& x8 ]: X
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他是否很会安排时间?# V, n0 E* X* G9 b4 t
( \# @2 `! A2 W& E+ ?4.别人不提醒,他能否主动完成你交给的任务?1 U' B. W" s5 C8 Y& K7 h
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领导测评办公室人员的20道题目
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5.他对待你的同事、来访者是否有礼貌?" z, I" w( o1 Q, B' g8 k; ^" |, ^2 M
3 R$ i/ {" q5 K9 o, h能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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" b5 y, c2 i3 {1 a6.他是一个富有想象力和创造力的人吗?) i$ R7 o6 S' L! j4 F
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能否提出一些新的设想和建议供你参考,能否经常采用新方法改进工作?
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4 h0 T7 M$ v/ Y+ i7 Z能否制订新的工作制度或工作程序?; N1 f6 ~+ n+ x5 i: |
$ w, _ ~% t) V' |他的工作有条理吗?
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7.他是一个机智的人吗?: x& N/ f" `- B B9 B) N h
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?) Z; U1 w" K- i9 z
k3 O* U( Q* A8.他能否提高文件运转效率?
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5 f" T) e I- j/ k' o能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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$ ?; I1 r' }% j! c: c0 x& I O能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?/ y+ ~! h! e" L# O8 Y; }
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领导测评办公室人员的20道题目
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& j2 e# {; `( i& ?9.他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10.他在危急关头是否沉着冷静?
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- ^! z: E% I' Q) \; ~/ E6 N5 y当你承受压力而沉不住气或发脾气时,他是否仍能平静地继续工作?7 ] r4 O5 |5 n9 R! ^
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11.他对你的忠诚值得信赖吗?. C; j5 A, w) I
/ l+ J0 U% Z: l& ~0 {你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12.他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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* r7 f3 q/ l8 `( c领导测评办公室人员的20道题目
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13.他是否成为本单位有价值的信息来源?/ ]; y0 t4 X5 j) e1 q& \2 T2 Q- T
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14.他是否有个人学习计划?
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7 J- ~, `, v1 d8 T是否学习管理方面的知识或参与管理活动?, v6 x \- i# H1 p m' }/ i
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客,你的行业?
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, ?9 N5 S( Z* O% O" A& A ?15.他语言表达是否清晰?- {4 f, q. E) ?1 t* |3 w( R s
& m6 Z$ i0 D$ L& u- m o' z3 C能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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% t% q* n9 T% s0 F5 y$ D能否准确地传达你的指示?
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( g; T. P" }' b- q5 V能否了解你关于某项政策和行动的想法,并把它准确地传达给别人?9 c! _5 y9 P* o# C! ]7 w
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是否根据需要自愿在休息时间加班?
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& b! p- k$ h7 ?9 L9 Z领导测评办公室人员的20道题目( c' k4 i9 q# u, w) r
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17.他能否像管理者那样,必要时将未做完的工作委托他人,并督促他人完成?
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& E, ^6 L) t$ r. Y+ W, r' ]18.在你不插手的情况下,他能否替你处理好每日的例行公事?2 ]5 H5 X1 a3 R. p# F: i
9 }: a. d# y; T+ `( j19.在调研工作中他是否称职?* C3 S/ w: `7 r, A7 g
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能否收集资料、调查事情经过,并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?. M: I" A L0 Y
# u% c3 [; ?5 o' L# J! X' [20.他是一个细心的人吗?能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等),代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?6 B5 G) c/ i |; y- `6 @
9 k* U, u2 g: f1 I启示……
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; \7 I) T0 p, E- k; z+ {二、加强办公室建设
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(一)办公室建设方向
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9 `+ z5 b+ \5 q: ?1、不断优化硬件和工作环境$ a, C9 w9 W9 @$ }" _& P3 {1 x
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2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围& r* V9 B0 @- J9 q4 B0 T7 k, C
6 c( F0 X2 E; _3 j; |. i( L4、大力倡导团队精神: k, n' F* v" N* i8 y
& Y8 H4 }/ [3 d6 e( h(二)建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象5 h* Q9 l/ V; e* `& X
/ w. g; D# G& H, I) E' F4 T良好的电话形象9 \, d( b& Q6 o9 j
# [3 g8 B8 i z3 M4 l良好的文字形象, E/ I# h! n6 K/ _- @" n. s# x
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良好的语言形象
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$ U' k% N2 \: e6 m二、加强办公室建设
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(三)人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托,并主动协助同事工作;9 B' a& ~& \* Q0 r
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2、掌握自己的情绪,做情绪的主人;1 m% I: c7 w+ o' G2 r
& b, {' h/ T X' e5 E9 ?3、把同事当作客人,尽力做到同事满意;4 M; O% H+ O5 \- M* m% g
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4、懂得鼓励他人,用赞扬代替批评;" C, K( w" G# g3 f, z
9 D4 o1 e+ y/ V/ n" D% a5、随时让同事知道你对他的感激;4 _" |" A; X4 k; _) K! x
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6、尊重个人隐私,公私之间分明;1 m6 e |5 e0 a2 b- Y
% V {2 R: \, g3 x' ?7、乐于向同事提供资讯与经验,分享成功快乐;
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* F- y$ A/ c9 T) M& B$ a0 Z4 B8、不居功自傲,有容人雅量。4 a% V, K* l4 _% Q* C' y2 \
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三、办公室办会工作基本规范/ j3 N* I' h5 e: R
7 U/ D7 Y' d* C2 I) d, {(一)会议服务的基本内容会前准备工作2 l" k. n5 n) w0 D8 t; T# q2 m
5 S {2 d/ P& }, N( _3 E' O1、设立会议承办部门和服务机构
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]% f4 V# E8 @, z: H2、协助领导确定会议目标和议题) W4 S3 J( X9 y& w
6 F; ` {! M; M(1)确定会议目标& t: {% z; n+ U9 T2 ^# O3 l
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(2)拟订会议议题% G1 \2 G9 Y5 n2 z- a) T4 D. Q
1 L. C$ ^; x& |- K$ _' b3、拟订会议财务预算和会议方案6 T) n2 w+ E" S6 N3 P% G8 L
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(1)拟订会议财务预算
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4 I9 n" g8 H2 T* O9 ^* H(2)拟定办会方案7 B* |8 k6 E4 q7 V6 J0 R# ~: h8 g
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(一)会议服务的基本内容0 I' r+ L6 v Q7 [9 x5 P
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会前准备工作8 r& ?; p9 E- v6 u
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4、确定会议的议程、日程和程序
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2 a* d8 {# _) X7 f B" }5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案# y3 x5 @7 W( a6 h) X9 j% M, X# Z
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7、会场的布置工作% J9 o9 D9 C% o/ E
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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲:姬瑞环
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