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网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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老秘回答：
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效 , e7 C" E+ [1 h; ~8 K8 k( O
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
) F" p3 | t* B3 f2 t- K 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 # A5 h' l, P0 {3 q5 _
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
& p2 y; K+ z! |* G' U5 u, q 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 7 [- c8 ?& l/ p& B. n
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 ) z# | g6 Y- f4 k6 f
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
. a: ]! b. a4 q3 K 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 ' f" Y7 ?1 Q9 T: p8 P
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
3 {$ T# _, }3 N5 M 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
8 v3 ^/ G1 a, | 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 . T) h. h8 F8 R9 a! X$ }: t$ b* V
10.信息要加以选择，避免过多。
5 D+ x3 @+ B4 \7 A2 E- Y/ a 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
- P y. ?6 t( m. ` 12.通过限制网上会议时间使会议完善。
) k- Z5 z8 U0 Q6 L 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
5 ~2 v: M# u$ {) @ w 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 ) S% B; ?( E; b, f a2 a/ }" Z
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 % ~/ G ?8 h* a9 s) e6 L
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 ( p7 o! `5 S- v
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 " J2 k7 r- x! R$ e
18.会前先拉几个盟友。 ) x$ m# p4 u* y) D
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
& G) f4 e5 @' ]9 V 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 9 C3 R C9 `3 c8 H/ o% s( o
●会议准备
' l$ |) k, @ f/ G- c* s ~' t& J, J 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
" l7 T0 V8 J7 _9 ? 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 r+ _& Z( S% K. u$ A
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 + Q5 ^8 x+ W, u- P& t% w3 q
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
+ V7 N. G, ~) x$ k 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 / d- W; E5 X e* n, e% N0 O
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
: o4 B* ?6 K0 h% L0 Z' S" F 26.任何议程变动都必须通知主持人。
! {- b& h/ P4 M* g* L9 @! T 27.议程要尽可能短小简单。 , k1 B. d% i2 N9 z# P3 L+ P
28.尽量将议程限制于一页纸上。 ; |' K- V+ x8 A5 d2 ~
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
( g* \/ C) X, D& ]2 Z' i 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 % m! o5 B+ I- y% I3 K# j. A( G
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
- G$ D" r \3 o' I0 v6 { 32.必须将电话转移出会场。
) ?4 n6 e: b! ? A 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 0 g8 j$ y) C; p8 Q+ y9 v. \; `: p
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 B3 T- s5 E& j- g! C+ P2 V
35.要找个确保没有干扰的会场。 , V6 z" y. l) l/ D0 B% V
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
% H' ^4 K( x3 ~9 {% l& k 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 . A. w% Z7 A, U- G$ A5 r3 L
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
0 H8 R# t( }' l& ]8 M 39.座位之间应有一臂长的间隔。
! m, t5 ?$ V A 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
: L! a5 [) P& C( Y/ ^ U 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
! C4 P# W% a0 u) N$ E1 J* e3 L 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
+ R3 E* P" u) \1 T6 S 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 * n: X0 |5 k8 w. e9 n
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
/ V3 z$ a" R, s9 o6 E 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 ) K/ M" g, D B; y/ F& f1 X
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
% U- E& w0 s6 U; C( R5 W' Q ●出席会议
6 c$ ?# A9 M2 w: F) _4 ] 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
- `/ K: @) ?' s 47.会前拟出自己的发言稿。
4 R1 t Y& ?7 d( G; }3 w 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 / e# I' r# x# `! c
49.要保持积极的脸部表情和音调。
) i( t( L) E" F1 M8 v! K8 O 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 - I% w& t. @! w9 F3 v) T
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51.开始发言前先作深呼吸。 C+ }. ^; h- R$ \' \
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
3 i3 j2 y% o4 L4 p1 S 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
) b" i$ Z J1 i4 |. @3 T6 U' Y 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 $ V5 h1 |: i `* H% `7 z
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
, {6 ]; t7 c j- o+ \# c- b 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
# B+ b. s8 B9 Z! M7 c$ ] 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
' B0 T6 w) H* K$ k! K7 U 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 3 o Q" `, R% r# b8 Z
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
2 v9 g* d( J6 p' U% G8 e 60.必须按照议程顺序作会议记录。
4 J; b! L1 g; f5 p- ]& I/ z9 X 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
6 f; y9 d' _' s5 i" Y 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 ' L4 k' C& C6 ~$ ?* p
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
( [" }# B0 q+ J1 e- E+ R% v ●主持会议 : U M' E8 F5 [" x( a( }
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 5 Z: h4 L1 ^% j8 q) {1 A
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
9 G5 n. j, N9 E2 |% i9 Z) f% [ 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 & _7 W) Z! O3 c' H( G4 Z
66.尽量于会前认识新来者。 2 y) w3 T' [1 ?! U
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
7 O3 x" W( I0 g& B. a' D& M 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 0 `' a9 r% `3 @- g
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
) U3 ]! Z: v9 z1 B6 y 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 * a% d1 s2 K3 a: d' h' W& E3 z
71.要制止支流辩论和私下交谈。 3 b4 l9 U# p5 I! F9 o
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
" {3 n5 x8 j' _' S9 d 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 1 V! ^; E* f4 }# T' w
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 5 A; q0 J s& x, i; e
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
: } g( {3 y* k7 z! p; q1 S 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
% o/ ]& `; R9 f2 b( J9 C- D6 c" H 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 }8 z" l# a4 t3 `. M
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
: {4 I% m1 M- v. P5 { 79.必须清楚每次会议的规则。 1 m( W2 b0 z% A+ R8 V
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
: X, C" ]! N/ ]& A. p) c! c# B 81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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